Documento de trabajo
De la reunión resultaron tres iniciativas independientes. Dos de ellas se comprenden lo suficiente para presentar una propuesta preliminar, sujeta a su validación. La tercera requiere conocer previamente su operación, de modo que en lugar de una propuesta se presenta un cuestionario.
La preadmisión no consiste en agendar sino en corroborar. Consiste en ejecutar la totalidad de las validaciones de admisión —identidad, datos de contacto, pagador, vigencia de la afiliación y requisitos del procedimiento— el día anterior y desde el dispositivo del propio paciente, de modo que su llegada a la institución se limite a una confirmación. Lo que hoy se verifica en el mostrador, o se detecta cuando ya no existe margen de acción, queda resuelto con antelación.
Nombre y documento se cotejan contra la orden médica
Verificación contra la página o base de datos de cada asegurador
La preparación varía según el procedimiento
Aquí se registra la autorización que habilita la Parte 02
Derivación inmediata a un funcionario — el caso no queda sin resolver
Seleccione un escenario y consulte con cualquier número de documento.
El paciente con preadmisión completa no requiere pasar por el mostrador.
Una autorización vencida o un examen faltante se identifican el día anterior y no en el momento de la atención.
Informar a un acompañante sobre el estado de un paciente constituye tratamiento de datos de salud y requiere autorización expresa del titular, debidamente registrada, que precise a quién puede informarse y qué información puede suministrarse. Por esta razón la autorización se recoge dentro de la preadmisión y no como un paso independiente: capturada en ese momento, la Parte 02 queda habilitada y respaldada. Postergarla convierte un requisito sencillo en un obstáculo.
¿Con qué EAPB tienen convenio?
¿Cuál es el número de pacientes promedio atendido por EAPB?
¿La verificación de cobertura se realiza en la página de cada asegurador, o alguno dispone de una base de datos consultable directamente?
Determina cuáles pueden automatizarse por completo y cuáles requieren asistencia de un funcionario.
¿Qué ítems se validan en la admisión y qué procesos conlleva su validación?
Constituye el núcleo de la preadmisión: se requiere la relación completa de lo que se corrobora y de lo que desencadena cada validación.
¿Cuántas áreas con agenda propia existen, y todas residen en GIBS o alguna se administra por separado?
Un paciente que ingresa a las 7:00 a. m. para tres procedimientos exige consultar varias agendas de manera simultánea.
En Qlub, mientras el paciente se encuentra en procedimiento, su acompañante permanece en sala sin información. Cuando consulta, un integrante del equipo debe interrumpir su labor para atenderlo. La solución que ustedes plantearon resuelve ambas situaciones sin agregar carga al personal asistencial: la enfermera no redacta mensajes, únicamente actualiza un estado.
Seleccione un paciente y actualice su estado. El mensaje correspondiente se genera automáticamente.
Un clic actualiza el estado y emite la notificación
Los estados presentados constituyen una propuesta sujeta a corrección. Los definitivos los establece el personal de sala.
El personal asistencial no redacta. La actualización debe reducirse a un solo clic; cualquier exigencia adicional de escritura llevaría a que la herramienta se dejara de utilizar.
El mensaje no contiene información clínica. Comunicar que el procedimiento finalizó transmite tranquilidad; un diagnóstico o un hallazgo no se transmite por mensajería a un tercero. Esa información la entrega el médico de manera presencial.
¿Cuáles son los estados definitivos? Los presentados corresponden a un supuesto nuestro.
Se requiere la relación tal como la denomina el personal de sala.
¿La totalidad de la información se obtiene mediante la API de GIBS, o es necesario integrarse con alguna otra plataforma?
A · Recepción del caso
¿Por qué medio se recibe la solicitud de cirugía? ¿Correo electrónico, llamada, WhatsApp, el cirujano de manera presencial, un formato establecido?
¿Qué información contiene esa solicitud y cuál es la que habitualmente falta?
¿Quién la recibe y qué gestión realiza inmediatamente después?
¿Cuántas solicitudes de cirugía se reciben por semana?
B · Elaboración de la programación
¿Dónde reside actualmente la programación? ¿Un archivo maestro en Excel, un calendario, GIBS, un tablero físico?
¿Quién determina qué cirugía se asigna a cada sala y en qué horario? ¿Una persona, un comité, el propio cirujano?
¿Qué criterios rigen esa decisión? Disponibilidad del cirujano, tipo de anestesia, duración, equipos requeridos, prioridad clínica, aseguradora.
Estos criterios constituyen el motor que debe programarse. Cuanto más explícitos, mejor será el resultado.
¿Cuántos quirófanos existen y en qué horario operan?
¿Con cuánta anticipación se programa y en qué momento se considera cerrada la programación del día siguiente?
C · Áreas a coordinar
¿A qué áreas debe notificarse la programación de una cirugía? Anestesia, enfermería, instrumentación, esterilización, farmacia, biomédica, patología.
¿Cómo se les notifica actualmente y de qué manera confirman su recepción?
¿Cuál de esas áreas genera mayor demora? ¿En qué punto se detiene habitualmente un caso?
Respecto de la valoración de anestesia: ¿cómo se solicita, quién la agenda y cómo se verifica que el paciente ya asistió?
D · Insumos, instrumental y canastillas
¿Cada cirujano dispone de su propia canastilla, o existen canastillas estandarizadas por procedimiento?
¿Cómo determina esterilización qué debe preparar y con cuánta anticipación recibe esa información?
¿Existen procedimientos que requieran material de osteosíntesis, implantes o equipos en préstamo de un proveedor externo?
Ese material suele gestionarse por una vía distinta a la del caso y constituye una causa frecuente de cancelación.
¿Se ha cancelado alguna cirugía porque el instrumental o el insumo no estaba disponible? ¿Con qué frecuencia?
E · Autorizaciones y pagadores
¿Quién gestiona la autorización de la cirugía y cuál es el tiempo habitual de respuesta?
¿Existen procedimientos que requieran más de una autorización, por ejemplo cirugía y anestesia por separado?
¿Qué procedimiento se sigue cuando la aseguradora no responde dentro del plazo? ¿Se reprograma, se insiste, se asume el riesgo?
F · Día de la cirugía y cancelaciones
¿Cuántas cirugías se cancelan o reprograman al mes, y por qué motivos?
De existir el dato, constituye el sustento económico del proyecto. De no existir, su medición es el primer paso.
Cuando se cancela una cirugía, ¿alcanza a ocuparse ese espacio con otro caso?
¿Cómo se confirma y se recuerda la cita al paciente? ¿Quién lo contacta y en qué momento?
¿Con qué frecuencia se inicia con retraso el primer caso del día, y por qué motivo?
G · Sistemas e indicadores
¿Qlub utiliza igualmente GIBS, o dispone de un sistema propio?
¿Qué información debe transferirse entre UroGine y Qlub cuando un paciente pasa de consulta a cirugía, y por qué medio se transfiere hoy?
¿Qué indicadores revisa actualmente la gerencia respecto de quirófanos, y de qué fuente provienen?
¿Existe algún indicador que deseen tener y que hoy no puedan construir?